Виды бюджетов

Виды бюджетов – список бюджетных форм, настраиваемых в рамках модели бюджетирования. На основании данного списка форм осуществляется планирование, план-фактный анализ, моделирование (прогноз) финансового состояния предприятия.

Вид бюджета определяет иерархическую структуру формы планирования или отчета, объединяет в группы статьи и показатели бюджетов, а также их аналитик. В качестве аналитик могут выступать, например, Контрагенты, Сотрудники, Статьи движения денежных средств и т. д.

Рекомендуем лектории, которые помогут научиться создавать виды бюджетов плановые и для формирования отчетов:

■ Бюджетирование в 1С:ERP (1C:КА): пример по настройке генерального бюджета торговой компании. Часть 1 https://its.1c.ru/video/lector20251016-1

■ Бюджетирование в 1С:ERP (1C:КА): пример по настройке генерального бюджета торговой компании. Часть 2 https://its.1c.ru/lector/21056844

Настройка видов бюджетов производится в списке Бюджетирование и планирование – Настройка и справочники – Бюджетирование – Виды бюджетов. Выделяют бюджеты, предназначенные для ввода данных (или их корректировки) и анализа данных. Первые определяют структуру документа Экземпляр бюджета, вторые – структуру бюджетных отчетов.

Место видов бюджетов в подсистеме бюджетирования представлено на схеме:

Виды бюджета делятся на 2 группы:

■ формы для планирования бюджетных показателей;

■ формы для прогнозирования (отчеты) и план-фактного анализа.

Для первой группы бюджетных форм на основной закладке вида бюджета нужно установить флаг Ввод плановых данных. Для бюджетных форм, предполагающих построение отчетов или прогнозных (отчетных) моделей флаг должен быть снят.

При установленном флаге Ввод плановых данных накладывается ограничение по использованию аналитических функций: запрет на использование измерений Сценарий, Организация, Подразделение. Эти параметры определяются в момент планирования, при формировании документа Экземпляр бюджета.

В рамках вида бюджета (как для ввода плана, так и для анализа данных) могут быть сформированы бюджетные формы произвольного уровня сложности, который регулируется выбором необходимого типа таблицы (простая или сложная).

Простую таблицу целесообразно использовать в случаях, когда, например, не требуется сравнивать между собой значения в ячейках (аналитика в колонках не используется). В случае использования сложной таблицы пользователю доступна возможность применения формул для задания произвольных связей между отдельными ячейками. Данный вариант целесообразно применять при различных сложных расчетах (например, при расчете валовой прибыли на основании продаж и себестоимости товаров).

К особенностям использования сложной таблицы следует отнести то, что в ее структуру могут быть добавлены аналитики (контрагент, договор, направление деятельности и т. д.), а показатели бюджетов, статьи бюджетов, нефинансовые показатели не могут быть добавлены в структуру, их указание осуществляется непосредственно в ячейках таблицы.

В качестве доступных измерений при формировании структуры бюджета могут выступать организации, подразделения, период, различные аналитики и т. д.

Настройка структуры вида бюджета (закладка Структура бюджета) осуществляется при помощи конструктора бюджетов, в котором определяется внешний вид бюджетных форм.

Проверить результат настройки ячейки таблицы в форме Вид бюджета возможно следующими способами:

■ форму отчета - используя кнопку Посмотреть вид отчета;

■ правильность расчетов – используя кнопку Создать экземпляр бюджета – Заполнить – Пересчитать.

Форма конструктора бюджетов состоит из двух частей. В левой части отображаются доступные элементы, а в правой – структура вида бюджета, состоящая из выбранных в левой части элементов. Непосредственная настройка структуры осуществляется при помощи перетаскивания элементов в правую часть. В структуру могут быть включены следующие элементы:

■ Заголовок отчета и Нередактируемый текст – элементы особенно актуальны для видов бюджетов, которые используются для анализа данных бюджетирования. При формировании заголовка и нередактируемого текста могут использоваться предопределенные параметры.

Для заголовка отчета и нередактируемого текста в виде бюджета с вводом плановых данных есть настройки: Выводить всегда, Выводить только при заполнении бюджета и Выводить только в бюджетном отчете и при печати экземпляра бюджета.

■ Статьи бюджетов и Нефинансовые показатели – элементы, использующиеся для ввода и анализа плановых данных. В структуре видов бюджетов, которые используются как для ввода, так и для анализа плановых данных, могут использоваться механизмы заполнения по данным бюджетирования, т. е. заполнения с использованием фактических и плановых данных с различными отборами.

■ Показатели бюджетов – элементы, использующиеся для анализа балансовых показателей, или для целевого планирования. Для выбранного бюджетного показателя указываются его тип (оборот, начальный остаток, приход, расход, конечный остаток), настройки отбора и границы периода получения данных.

■ Производные показатели – элементы, применяющиеся для произвольных вычислений. Формула для получения значения производного показателя описывается в специальном интерфейсе и может включать в себя обороты по статьям бюджетов, значения показателей бюджетов и нефинансовых показателей, функции, логические и арифметические операторы.

■ Таблица – контейнеры бюджетных форм, содержат элементы: статьи бюджетов, показателей бюджетов (включая нефинансовые), а также аналитики. Поддерживаются различные комбинации подчинения аналитик и статей друг другу – как в колонках, так и строках таблиц. Например, допускается подчинение статей бюджета периоду планирования или аналитикам и, наоборот, комбинирование вложенности аналитик, периодов планирования и статей бюджетов. Кроме того, при организации сложных таблиц для вывода в ячейках показателей или статей бюджетирования (без привязки к аналитикам) предусмотрен отдельный табличный элемент Строка/Колонка.

■ Измерение – разрез плановых или фактических данных. Перечень доступных предустановленных измерений варьируется в зависимости от флажка Использовать для ввода плана.

■ Группа и Формула по группе – элементы, предназначенные для формирования иерархической структуры вида бюджета, а также получения промежуточных итогов по группе показателей. При помощи формулы по группе по оборотам статей бюджетов и значениям показателей, входящих в группу, можно получить сумму, вычислить максимальное, минимальное или среднее значение, рассчитать отклонение (в том числе в процентах) и процент выполнения плана. Итог по группе может быть показан отдельной строкой, если формула располагается внизу группы, или в строке с группировкой, если формула располагается вверху группы. Для управления положением формулы используются кнопки стрелок Переместить вверх/вниз.

■ Редактируемое значение – элемент для ввода произвольной информации в бюджетную форму. Существует несколько типов редактируемого значения: Число, Строка, Булево, Дата (дата и время), Ставка НДС (справочник «Ставки НДС»). Обратите внимание, если тип вводимого значения – число, и в поле не введено никакого значения, то в ячейке хранится не ноль, а null. Для использования этого неопределенного значения в качестве нуля в других ячейках нужно использовать формулу ?(ЗначениеЗаполнено([РедактируемоеЗначение]), [РедактируемоеЗначение], 0).

■ Элемент структуры вида бюджета Настроить ячейки позволяет определить форматирование ячеек таблицы нажав кнопку Оформить выделенные ячейки, включая цвет, фон, кратность отображения значений (в тыс., млн. руб.) и прочее. Можно задавать условия для применения стиля оформления, например, выделение цветом в зависимости от суммы.

Для элемента вида бюджета Таблица существует возможность настроить заголовок следующими способами:

■ Выводить в отчет заголовок;

■ Выводить заголовок группировки;

■ Выводить заголовки по вертикали.

При настройке Выводить заголовки по вертикали заголовки колонок таблицы выводятся в вертикальном направлении, что позволяет сузить колонки бюджета и сэкономить место.

Для вида бюджетов с вводом плановых данных на форме настройки статьи бюджетов есть поле Выражение представления. Если оно задано, то представление статьи бюджетов формируется автоматически и недоступно для редактирования.

Аналогичное поведение:

■  на форме настройки статьи бюджетов для бюджетного отчета;

■ на форме настройки показателя бюджетов;

■ на форме настройки нефинансового показателя бюджетов.

Заданное представление статей и показателей бюджетов выводится в экземплярах бюджетов и бюджетных отчетах.

При нажатии на кнопку Проверить формулу производится анализ формулы по статье бюджета на предмет того, что все Операнды учтены в настроенной формуле.

С помощью поля Статус в дополнительном отборе в настройках заполнения статьи бюджетов и показателя бюджетов можно отбирать данные регистра «Обороты бюджетов» с определенными статусами.

Остатки по показателю бюджета в столбе Сумма не суммируются, а выводится начальный и конечный остаток за весь период экземпляра бюджета.

Ограничение

Для того чтобы настроить Точность отражения данных (например, с копейками или без) необходимо перейти в Настроить ячейки и далее нажать кнопку Оформить выделенные ячейки. В открывшемся окне Редактирование элемента оформления рядом с полем Формат выбрать "Три точки". В окне Конструктор форматной строки в поле Точность установить необходимую точность отображения данных.

Внимание

Для того чтобы выделить текст необходимо перейти в Настроить ячейки и далее нажать кнопку Оформить выделенные ячейки. В открывшемся окне Редактирование элемента оформления рядом с полем Шрифт выбрать "Три точки". В окне Выбор шрифта в поле Полужирный установить флаг.

При добавлении Измерения (аналитики) в структуру бюджета можно управлять составом аналитик.

Можно настроить список фиксированных аналитик, разрешить добавлять аналитики в самом документе, заполнять список аналитик по данным бюджетирования или факту (нужно настроить заполнение статьи).

После добавления аналитики в структуру у нее есть дополнительные настройки: вывод дополнительных полей (реквизитов из аналитики), опция вывода всех значений аналитики, а не только тех, что имеют данные по запросу заполнения.

При настройке вида бюджета в карточке Операнд статьи бюджета без количественного учета в поле Показатель можно выбрать только значение Сумма.

В процессе настройки структуры бюджета простой таблицы использование показателя Количество, сумма в настройках статьи бюджета возможна в следующих случаях:

■ в случае заполнения Ввод только вручную, без ограничений;

■ в случае заполнения Заполнение по производному показателю, при этом обязательно в формуле должны присутствовать только показатели и статьи бюджетирования с аналогичным вариантом заполнения Количество, сумма.

Если необходимо использовать Показатель Количество, сумма, рассчитываемые по произвольной формуле, тогда необходимо формировать бюджет в виде сложной таблицы и для ячеек с суммовым и количественным показателями задавать разные формулы.

В настройке аналитики бюджетирования Измерение есть флаг Выводить иерархию значений. Флаг Выводить иерархию значений доступен только для видов аналитики с иерархической структурой, а также если установлен флаг При заполнении по данным бюджетирования выводить все значения.

При настройке вывода иерархии в представлении элемента вида бюджета добавляется окончание Иерархия.

Существует возможность настройки дополнительного отбора для списка значений аналитики статей бюджета при установке флага Выводить иерархию значений. В настройке аналитики бюджетирования Измерение в подразделе Дополнительный отбор по группам необходимо нажать на кнопку Добавить новый элемент, далее в столбце Отбор выбрать группу. Используя кнопку Сгруппировать условия можно сгруппировать несколько групп отбора.

При настройке дополнительного отбора по иерархии отображается соответствующая картинка слева.

Дополнительный отбор по иерархии недоступен, если в виде бюджета не установлен флаг Ввод плановых данных, т.е. отбор по иерархии для бюджетного отчета не работает.

Возможно использование дополнительных реквизитов и дополнительных сведений (см. раздел НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки - Свойства).

С помощью заполнения Расчет оборотов по правилам можно заполнить одну статью бюджета или один целевой показатель (Источник) по данным другой статьи бюджета или целевого показателя (Приемник) с учетом настроек получения данных источника и заполнения аналитик приемника при создании вида бюджета для получения плановых данных.

Настройки заполнения одних статей и целевых показателей бюджетов по данным других статей и целевых показателей бюджетов хранятся в карточке справочника Правила расчета связанных остатков и оборотов бюджетов (см. раздел Бюджетирование и планирование - Настройки и справочники).

Настройки правила расчета связанных остатков и оборотов бюджетов для получения данных источника и заполнения аналитик приемника:

■ Источник – статья бюджета или целевой показатель бюджета, на основании которого производится заполнение другого показателя или статьи.

■ Приемник – статья бюджета или целевой показатель бюджета, который заполняется в соответствии с заданными настройками правила.

■ Наименование правила формируется автоматически из названия источника и приемника. Для того чтобы наименование правила расчета связанных остатков и оборотов изменилось при переименовании статьи бюджета или целевого показателя, если они являются приемником или источником правила, необходимо статью бюджета или целевой показатель перевыбрать в поле источник или приемник.

■ Отбор по источнику данных – возможность установить отбор по доступным измерениям и аналитикам источника.

■  Коэффициент пересчета – это коэффициент, на который изменяется конечное значение по сравнению с исходным значением. Конечное значение приемника = значение источника * Коэффициент пересчета. Доступные значения коэффициента пересчета:

○ Значением 1 - значение приемника равно значению источника.

○ Вручную - значение приемника равно значению источника умноженного на указанный вручную коэффициент пересчета.

○ По нефинансовому показателю - значение приемника равно значению источника, измененного на указанный нефинансовый показатель.

■  Смещение периода - возможность сместить период получения данных источника относительно периода группировки при расчете суммы приемника. Доступные значения настроек смещения периода:

○ Не требуется - смещение периода не требуется.

○ Вручную - настройки смещения периода указываются вручную в Правилах расчета связанных остатков и оборотов.

○ Из аналитики - это количество периодов смещения, которое задается числовым реквизитом определенного вида аналитики источника. Например, срок поставки в соглашениях с клиентами.

○ По графику – по таблице, задающей настройки смещения периода. Можно использовать готовый шаблон По графику оплат, который формирует запрос к табличным частям графиков оплат в соглашениях с клиентами и поставщиками или сформировать запрос к какой либо табличной части вручную в режиме Толстый клиент с обязательным заполнением параметра вид аналитики (этот параметр определяет путь к табличной части, запрос к которой формируется в СКД).

■ Профиль распределения по периодам - это нефинансовый показатель, значения которого формируют базу распределения суммы источника при расчете суммы приемника по периодам.

■ Заполнение аналитик приемника - определяются правила заполнения аналитики приемника по данным аналитикам источника. Доступные возможности заполнения аналитик:

○ Указанным значением - значения аналитик приемника устанавливаются вручную в правилах расчета связанных остатков и оборотов.

○ Из источника данных - значение аналитики приемника определяется с помощью аналитики, указанного реквизита аналитики или дополнительного реквизита аналитики источника (тип аналитики приемника должен соответствовать типу аналитики, реквизита аналитики или дополнительному реквизиту аналитики источника);

○ По заданному соответствию - задается жесткое соответствие значений аналитики приемника аналитикам источника (тип аналитики приемника может не соответствовать типу аналитики источника).

○ По профилю распределения - указывается профиль распределения суммы источника по значениям аналитик приемника. Профиль распределения по аналитикам соответствует нефинансовому показателю, значения которого формируют базу распределения суммы источника при расчете суммы приемника по аналитикам. При этом Порядковый № необходим, если есть несколько видов аналитик со способом заполнения по профилю распределения. Порядковый номер указывает последовательность использования профилей при распределении исходного значения.

Внимание

Разработан отчет Проверка связанных остатков и оборотов бюджетов, который выводит рассчитанные данные остатков и оборотов в соответствии с правилами расчета. Новый отчет Проверка связанных остатков и оборотов бюджетов добавлен в раздел Бюджетирование и планирование - Отчеты по бюджетированию и планированию.

Рекомендуем изучить примеры по заполнению одних бюджетов по данным других в статье Примеры заполнения одних бюджетов по данным других.

Для расчетных показателей бюджетов в справочнике Правила расчета связанных остатков и оборотов бюджетов указывается в качестве источника влияющая статья бюджетов и в качестве приемника зависимый расчетный показатель бюджетов.

В правиле расчета можно настроить условие связи между статьей и расчетным показателем по измерениям и аналитикам, а также по реквизитам и дополнительным реквизитам аналитик влияющей статьи бюджетов.

Также можно указать коэффициент перерасчета в виде числового значения, выбрав в поле Коэффициент пересчета значение Вручную. Использование в качестве коэффициента пересчета нефинансового показателя недоступно, если приемником является расчетный показатель бюджетов.

Связь между статьей и расчетным показателем бюджетов может быть единичной или множественной, т.е. можно установить переключать на значениях Без разбиения или Списком соответственно.

В настройках заполнения аналитик приемника для расчетного показателя можно указать один из трех способов заполнения:

■ Указанным значением - значения аналитик приемника устанавливаются вручную в правилах расчета связанных остатков и оборотов;

■ Из источника данных – значение аналитики приемника определяется с помощью аналитики, указанного реквизита аналитики или дополнительного реквизита аналитики источника (тип аналитики приемника должен соответствовать типу аналитики, реквизита аналитики или дополнительному реквизиту аналитики источника);

■ По заданному соответствию – задается жесткое соответствие значений аналитики приемника аналитикам источника (тип аналитики приемника может не соответствовать типу аналитики источника).

Если для всех видов аналитики из источника подобрались поля для сопоставления автоматически, то расширенная настройка не требуется. Она обязательно лишь в тех случаях, когда требуется ручная настройка сопоставления. Для этого необходимо перейти в окно настройки аналитики приемника с помощью команды Использовать расширенную настройку заполнения аналитик на закладке Заполнение аналитик приемника в правиле расчета связанных остатков и оборотов.

В отчете Связи статей и показателей бюджетов в виде подчиненной группировки выводятся правила расчета и настроенное в них условие связи. В ячейках выводится коэффициент влияния без расчета сбалансированности показателя.

В отчете Проверка связей показателей бюджетов расчет оборотов и конечного остатка показателей бюджетов осуществляется по правилам расчета с учетом отборов, коэффициентов перерасчета и настроек заполнения аналитик.

Аналогично в отчете Оборотно-сальдовая ведомость по показателям бюджетов расчет оборотов и конечного остатка показателей бюджетов осуществляется по правилам расчета.

Рекомендуем изучить примеры по заполнению одних бюджетов по данным других в статье Примеры заполнения одних бюджетов по данным других.

Ограничения

■ Источник и приемник (как статья бюджета, так и показатель бюджета) не должны совпадать;

■ При использовании в правилах расчета нефинансовых показателей, учитывающихся по сценариям, организациям, подразделениям заполнение документа Ввод экземпляра бюджета происходит в соответствии со значениями данных измерений, указанных в нефинансовом показателе;

■ При использовании настройки смещения периода По графику настройка правила расчета Списком и указание профиля распределения по периодам недоступны, так как все настройки заполнения периода берутся из самого графика;

■ Смещение периода в правилах расчета (в том числе при настройке По графику) рассчитывается только в календарных днях;

■ Для коэффициентов пересчета и профилей распределения по периодам допустимо использовать нефинансовые показатели, виды аналитик которых соответствуют видам аналитик источника по правилу расчета или виды аналитик не заданы у нефинансового показателя (см. таблицу ниже пункт 1);

■ Для профилей распределения по значениям аналитик допустимо использовать нефинансовые показатели, виды аналитик которых соответствуют видам аналитик приемника по правилу расчета или виды аналитик не заданы у нефинансового показателя (см. таблицу ниже пункт 2);

■ Для профилей распределения по периодам используются нефинансовый показатель с распределением по периодам, для коэффициентов пересчета и профилей распределения по аналитикам используется нефинансовый показатель без распределения по периодам (см. таблицу ниже пункт 3).

На закладке Основное реализовано использование предопределенных способов среднесрочного планирования:

■ на фиксированный период;

■ скользящий.

В первом случае указывается только конкретный период планирования, а во втором – количество периодов, на которые будет формироваться бюджет.

При помощи скользящего планирования (в виде бюджета указывается способ планирования Скользящий) могут быть решены задачи по оперативной корректировке планов подразделений и организаций предприятия исходя из фактических результатов финансово-хозяйственной деятельности за предыдущие периоды. Формирование бюджетных форм в данном случае сопровождается уточнением даты, от которой формируется бюджет. При этом дату окончания система рассчитает автоматически исходя из настроек вида бюджета.

Для того, чтобы произвести расчет прогнозных показателей плана, в качестве разделителя планов и фактических данных используется Граница фактических данных. Например, при формировании в октябре месяце бюджетов на следующий год устанавливается граница с началом за 2 месяца до начала периода планирования. Для каждого вида бюджета указываются правила определения границы фактических данных.

В момент настройки структуры бюджета предусмотрен выбор одного из двух режимов получения данных для статей и показателей бюджетов:

■ Учитывать ограничения доступа к данным – доступны данные только по разрешенным источникам.

■ Не учитывать ограничения доступа к данным – доступны все данные. Обычно такой режим может использоваться при расчете относительных величин – например, при определении доли продаж разрешенных организаций в продажах группы компаний в целом.

В случае отсутствия полного доступа к данным для гарантированного получения целостной информации при формировании бюджетных форм (отчетов или экземпляров бюджета) в виде бюджета (на закладке Основное) предусмотрены следующие режимы:

■ Формировать с неполными данными;

■ Не формировать.

В первом случае отображаются только те данные, которые доступны с учетом ограничений на уровне записей (например, данные планируемых продаж только по разрешенным организациям). В последнем случае при попытке формирования отчета или заполнении экземпляра бюджета при наличии данных, которые недоступны пользователю, будет выведено сообщение об ошибке (например, при формировании баланса по холдингу в целом, если данные некоторых организаций недоступны, то баланс холдинга также будет недоступен).

Для управления доступом к формируемым данным в разделе НСИ и администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа предусмотрен вид доступа Группа доступа видов, статей и показателей бюджетов, при помощи которого осуществляется настройка укрупненных групп доступа к соответствующим элементам и данным бюджетирования.

В перечне Группы доступа видов бюджетов хранятся списки групп доступа для статей и показателей бюджетов, которые предназначены для управления ограничениями доступа к видам бюджетов.

В перечне Группы доступа статей и показателей бюджетов хранятся списки групп доступа для статей и показателей бюджетов, которые будут использоваться для управления ограничениями доступа к данным.

Для ограничения изменения бюджетных данных для отдельных пользователей/групп пользователей в разрезе сценариев нужно использовать функциональную опцию (НСИ и администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Даты запрета изменения данных). Данные можно ограничивать в будущем, запрещая планировать после определённой даты.

Например, помесячный и поквартальный сценарии могут иметь различные даты запрета планирования. Для этого в способах указания даты запрета устанавливается вариант По разделам и объектам, после чего из контекстного меню необходимо добавить те сценарии бюджетирования, для которых требуется уточнить дату, до которой планирование будет возможно.

При формировании структуры вида бюджета могут быть задействованы различные аналитики. Причем для выбранной аналитики могут быть одновременно доступны все значения, зарегистрированные в информационной базе (флажок При заполнении по данным бюджетирования выводить все значения). Например, в случае установки данного флажка для аналитики Контрагент в момент формирования бюджетной формы будет выведен полный перечень зарегистрированных в информационной системе контрагентов.

В рамках формирования структуры бюджета осуществляется проверка оптимальности формируемых итогов – при помощи отчета Рекомендации по повышению скорости расчета итогов при редактировании бюджета, доступного по команде Еще.

Отчет носит рекомендательный характер и позволяет оценить корректность используемых в ячейках бюджетной формы подходов по получению итоговых данных с целью повышения скорости их расчета.

Нужно использовать разумный подход к формированию структуры бюджета. Итоговый результат должен быть понятен человеку и содержать конечное и комфортное для восприятия число строк и столбцов.

Перенос на виды бюджетов принятых ранее на уровне Excel-файлов баз планирования  - это пагубный подход. При кажущейся возможности перекладки такой таблицы в вид бюджета, в котором будут сотни колонок и десятки тысяч строк по всем аналитикам, работать он нормально не будет. Обсчет такого бюджета займет десятки или даже сотни минут, что неприемлемо для оперативной работы.

Нужно декомпозировать такие большие таблицы, которые ранее были от отсутствия автоматизации, на функциональные бюджеты для ввода данных и сводные для отчетов.